LISTY OBECNOŚCI ZGODNE Z RODO

    Przepisy  o ochronie danych osobowych RODO zmuszają przedsiębiorców do przeorganizowania dokumentacji w wielu aspektach prowadzonej działalności. Jednym z nich są listy obecności, które są bardzo rozpowszechnionym dokumentem, używanym do potwierdzenia obecności pracowników w pracy. Najczęściej na takiej liście znajdują się następujące informacje: data, dane osobowe pracownika i jego podpis oraz określenie czasu pracy danego dnia. Może być ona prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej, np. odbijanie karty na specjalnym czytniku.

    Zgodnie z wymogami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE w kwestii ochrony danych osobowych i ich przetwarzania lista obecności to dane osobowe, dlatego też powinny być należycie chronione. Dostęp do niej mogą mieć tylko uprawnione osoby i ewentualnie współpracownicy. Powinna znajdować się w miejscu niedostępnym dla osób postronnych. Zgodnie z powyższym rozporządzeniem, które nakazuje minimalizację danych, powinny się w niej znaleźć tylko niezbędne informacje, tzn. imię i nazwisko, godziny pracy, podpis i ewentualnie zaznaczona nieobecność. I właśnie tu pojawia się znaczna zmiana.

    Zgodnie z przepisami RODO, lista obecności nie jest dokumentem, który ma wyjaśniać przyczyny nieobecności. Co więcej, zaznaczenie na nim nieobecności z powody choroby pracownika jest przetwarzaniem danych wrażliwych.  Wg przepisów RODO bardzo istotny jest cel przetwarzania danych, a w przypadku listy obecności jest nim jedynie ewidencja czasu pracy, a nie powód absencji.

W związku z powyższymi wyjaśnieniami kilka praktycznych wskazówek:

– wprowadzenie osobnych list obecności dla każdego pracownika lub oznaczenie pracowników określonym kodem i umieszczenie tego kodu na listach

– w przypadku obecności pracownika – podpis (może być parafka), w przypadku nieobecności postawienie kreski lub wstawienie symbolu N (nieobecność)

– przekazywanie powodu nieobecności bezpośrednio do przełożonego, pracodawcy lub działu kadr, np. na wniosku urlopowym (niezbędne do prawidłowego naliczenia np. wynagrodzeń)

– przechowywanie listy obecności w miejscu niedostępnym i niewidocznym dla osób postronnych

Podstawa prawna:

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwane w Polsce RODO)